Organizacja konferencji - 10 ważnych kroków

2019-02-06

Nikt chyba nie żyje w naiwnym przeświadczeniu, że organizacja konferencji to prosta sprawa. Jak jednak uniknąć podstawowych błędów? Wystarczy trzymać się konkretnego planu. Jak powinna przebiegać profesjonalna organizacja konferencji?


Najprostszym i najpewniejszym rozwiązaniem zawsze jest zatrudnienie firmy, dla której organizacja konferencji http://www.everal.pl/organizacja-konferencji/ to codzienność. Niemniej jednak nie jest niemożliwe zorganizowanie takiego wydarzenia przy pomocy kilku własnych pracowników. Jak wygląda organizacja konferencji?


Organizacja konferencji krok po kroku


Przede wszystkim budżet. Dopiero gdy ustalisz jego wysokość, możesz zacząć jakiekolwiek działania. W innym wypadku ustalanie jakichkolwiek szczegółów totalnie mija się z celem, bo może się okazać, że nie stać cię nawet na połowę z nich. Organizacja konferencji musi zaczynać się od ustalenia kwoty, jaką możemy na nią przeznaczyć. Na tym etapie musisz zastanowić się, gdzie szukać potencjalnych oszczędności oraz sponsorów.


Po drugie - dotarcie do klienta. Cała organizacja konferencji nie ma większego sensu, jeśli nikt się o niej nie dowie. Zatem w momencie, gdy masz jej koncept oraz wiesz, jakim budżetem dysponujesz, rozpocznij informowanie o tym wydarzeniu potencjalnych klientów. Pamiętaj, że jedynie przekazując informacje na temat konferencji na bieżąco, dotrzesz do wystarczającej liczby chętnej, by zapełnić salę podczas wszystkich jej paneli.


Organizacja konferencji obejmuje również promocję konferencji. Konieczne jest znalezienie patronów - mogą to być władze miasta czy uczelni. Dzięki temu zyskasz cenne materiały, które możesz wręczyć swoim klientom - mapy czy albumy o danym rejonie, a lokalne media zapewnią darmowy rozgłos.


Bardzo ważne jest, byś jasno określił, jak przebiega rejestracja uczestników. Zachęcaj do niej i informuj, jakie są jej zasady. Profesjonalna organizacja konferencji przewiduje wcześniejszą rejestrację, by móc przygotować właściwą ilość materiałów konferencyjnych czy chociażby zamówić catering w odpowiedniej ilości.


Pamiętaj, że musisz zamówić catering. Organizacja konferencji to nie tylko zebranie zainteresowanych w jednym miejscu - to przede wszystkim sprawienie, że będą oni dobrze się w tym miejscu czuli, a wrócą z pełną teczką kontaktów, które najlepiej zawiera się przy kawie. Postaw na profesjonalne firmy cateringowe.


Nie mniej istotna jest prawidłowa obsługa techniczna. Nawet najlepsza merytorycznie konferencja nie obroni się, gdy podczas jej trwania co i rusz będą pojawiały się problemy natury technicznej, jak np. brak rzutnika czy zepsuty komputer.


Organizacja konferencji obejmuje także dobrze wybrany obiekt konferencyjny. Pamiętaj, że twoim gościom ma być wygodnie przedostać się do miejsca prowadzenia szkoleń czy paneli z miejsca ich noclegu. Staraj się też nie generować kosztów - wybierz hotel, który ma odpowiednią salę konferencyjną


Niezależnie od tego, jak wspaniały hotel kryje się w głębi puszczy, to wciąż głębia puszczy. Organizator konferencji musi wziąć pod uwagę transport - czy goście będą w stanie dojechać do określonego miejsca, czy też konieczne jest zorganizowanie przejazdu na tej trasie?


Organizacja konferencji obejmuje również propozycje dodatkowych atrakcji, dzięki którym uczestnicy nie tylko dowiedzą się wiele mądrych rzeczy z paneli i dyskusji, ale także rozluźnią się i spędzą miło czas, integrując się ze sobą.